Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce wymaga nie tylko znalezienia odpowiedniego kandydata i podpisania umowy. Pracodawca musi przede wszystkim ustalić, na jakiej podstawie dana osoba może legalnie wykonywać pracę w Polsce.
Jednym z częstszych pytań przedsiębiorców jest: oświadczenie czy zezwolenie na pracę – który dokument będzie potrzebny?
Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich pracowników zagranicznych. Znaczenie mają m.in. obywatelstwo cudzoziemca, jego sytuacja pobytowa, rodzaj wykonywanej pracy oraz ewentualne zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia.
Wyjaśniamy, czym różni się oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi od zezwolenia na pracę i na co powinien zwrócić uwagę pracodawca w 2026 roku.
Czym jest Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi?
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi to uproszczona procedura pozwalającą pracodawcy powierzyć pracę obywatelowi jednego z państw objętych tą procedurą bez konieczności uzyskania standardowego zezwolenia na pracę.
Według aktualnych przepisów procedura obejmuje obywateli:
- Armenii,
- Białorusi,
- Mołdawii,
- Ukrainy.
Oświadczenie może dotyczyć pracy wykonywanej w Polsce, która nie jest pracą sezonową i spełnia pozostałe warunki określone przepisami.
Ważne: samo obywatelstwo jednego z wymienionych państw nie oznacza jeszcze, że w każdej sytuacji można zastosować oświadczenie. Przed zatrudnieniem trzeba zweryfikować cały status konkretnego cudzoziemca.
Jak długo cudzoziemiec może pracować na podstawie oświadczenia?
Oświadczenie może zostać wpisane do ewidencji na okres wykonywania pracy wynoszący maksymalnie 24 miesiące.
Co istotne, obecne przepisy nie wymagają zachowania przerwy pomiędzy kolejnymi oświadczeniami. Po zakończeniu pracy na podstawie jednego oświadczenia pracodawca może więc – przy spełnieniu wymaganych warunków – złożyć kolejne dla tego samego cudzoziemca
Gdzie złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy?
Oświadczenie składa pracodawca, a nie cudzoziemiec.
Procedura jest obecnie prowadzona elektronicznie za pośrednictwem praca.gov.pl. Organem właściwym jest co do zasady starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu podmiotu powierzającego pracę. W praktyce sprawy te obsługują powiatowe urzędy pracy.
Pracodawca powinien pamiętać, że samo wysłanie oświadczenia nie oznacza jeszcze możliwości natychmiastowego rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Znaczenie ma wpis oświadczenia do ewidencji oraz spełnienie pozostałych warunków legalnego wykonywania pracy.
Oświadczenie to nie wszystko – cudzoziemiec musi również legalnie przebywać w Polsce.
To jedna z najważniejszych zasad, o której pracodawcy czasami zapominają.
Dokument legalizujący pracę oraz dokument legalizujący pobyt to dwa odrębne zagadnienia.
Wpisane do ewidencji oświadczenie nie zalegalizuje pracy osoby, która nie posiada odpowiedniego tytułu pobytowego pozwalającego jej na wykonywanie pracy.
Oficjalny Moduł Obsługi Spraw Urzędu do Spraw Cudzoziemców wskazuje wprost, że cudzoziemiec może wykonywać pracę tylko wtedy, gdy posiada odpowiednią podstawę pobytu. Przykładowo pobyt na podstawie wizy wydanej w celu turystycznym nie pozwala na pracę na podstawie oświadczenia.
Dlatego przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy trzeba sprawdzić zarówno podstawę pobytu, jak i podstawę dostępu do rynku pracy.
Czym jest zezwolenie na pracę dla cudzoziemca?
Jeżeli cudzoziemiec nie może skorzystać z procedury oświadczeniowej ani nie jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia, może być konieczne uzyskanie zezwolenia na pracę.
W aktualnym systemie funkcjonują różne rodzaje zezwoleń, zależnie m.in. od tego, czy cudzoziemiec ma pracować na rzecz polskiego podmiotu, pełnić określoną funkcję, zostać oddelegowany do Polski czy wykonywać pracę sezonową.
W przypadku zezwolenia na pracę na rzecz polskiego podmiotu wniosek składa pracodawca do właściwego wojewody. Postępowanie inicjuje się elektronicznie poprzez praca.gov.pl
Na jak długo wydawane jest zezwolenie na pracę?
Co do zasady zezwolenie na pracę może zostać wydane na okres do 3 lat, ale przepisy przewidują sytuacje, w których okres ten będzie krótszy.
Przykładowo zezwolenie na pracę sezonową podlega odrębnym zasadom i co do zasady dotyczy maksymalnie 9 miesięcy w roku kalendarzowym.
Nie należy więc przyjmować, że każde zezwolenie automatycznie będzie ważne przez trzy lata.
Najczęstszy błąd pracodawcy: „ma dokument, więc może pracować”
Przy zatrudnianiu cudzoziemców trzeba patrzeć na dokumentację jako na całość.
Nie wystarczy sprawdzić, że pracownik „ma wizę”, „ma kartę pobytu” albo że firma „złożyła oświadczenie”.
Trzeba ustalić, czy podstawa pobytu pozwala na pracę, czy została zastosowana właściwa procedura oraz czy rzeczywiste warunki zatrudnienia są zgodne z dokumentami.
To szczególnie ważne, ponieważ nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi może skutkować poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy. Oficjalne informacje administracji wskazują, że grzywna dla pracodawcy może sięgać 50 000 zł.
Zatrudniasz wielu cudzoziemców? Formalności szybko się mnożą
Przy jednym pracowniku zagranicznym kontrolowanie dokumentacji może wydawać się stosunkowo proste. Sytuacja zmienia się, gdy przedsiębiorstwo potrzebuje jednocześnie kilkunastu czy kilkudziesięciu osób.
Różne obywatelstwa, podstawy pobytu, terminy dokumentów i procedury powodują, że obsługa zatrudnienia zaczyna wymagać coraz więcej czasu.
Błąd popełniony już na etapie wyboru procedury może natomiast opóźnić możliwość rozpoczęcia pracy przez kandydata.
Dlatego przedsiębiorstwa korzystające regularnie z pracy cudzoziemców coraz częściej decydują się na współpracę z wyspecjalizowanymi podmiotami, zamiast organizować cały proces samodzielnie.
Potrzebujesz pracowników? Agencja Pracy SAL z Grudziądza pomoże Ci dobrać odpowiednie rozwiązanie.
Agencja Pracy SAL z Grudziądza wspiera przedsiębiorstwa w pozyskiwaniu pracowników, w tym cudzoziemców oraz oferuje rozwiązania outsourcingowe dopasowane do potrzeb firmy.
Jeżeli planujesz zwiększenie zatrudnienia, uruchamiasz nową zmianę, masz sezonowy wzrost produkcji albo po prostu brakuje Ci ludzi do pracy, nie musisz samodzielnie mierzyć się z całym procesem pozyskania personelu.
Skontaktuj się z nami. Porozmawiamy o potrzebach kadrowych Twojej firmy i zaproponujemy odpowiedni model współpracy.
A jeśli szukasz pracy w Polsce, koniecznie sprawdź aktualne rekrutacje. Pomożemy Ci znaleźć ofertę odpowiadającą Twoim kwalifikacjom i sytuacji. Odwiedź nasz profil na facebooku i bądź na bieżąco.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przy zatrudnianiu cudzoziemca należy każdorazowo zweryfikować jego indywidualną sytuację oraz aktualnie obowiązujące przepisy.